Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закона от №212-ФЗ) контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование осуществляет Пенсионный фонд. Первоначально Правлением ПФР (Распоряжение от 11.05.2010 № 127р) были утверждены Временные методические указания по организации проведения выездных проверок. Однако этот документ во многом повторял положения названного закона и не давал четкого представления об основных аспектах, подлежащих проверке и описанию в акте выездной проверки. В связи с этим для установления единообразной правоприменительной практики по проведению выездных проверок плательщиков страховых взносов Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 №34р были утверждены Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации). Ранее действовавший документ, регулирующий порядок проверок, признан утратившим силу.

К вам приехал ревизор…

Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.

Выездная проверка начинается с того, что компании вручают решение о проведении проверки. В таком документе должны быть указаны состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет.

С предъявленным решением страхователя должны ознакомить под роспись. После этого сотруднику вручают требование о представлении документов. Причем, если проверка совместная, то от каждого фонда должно быть свое требование. Но исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Поскольку круг интересов у проверяющих из разных фондов расходятся, то и запрашивать ревизоры будут разные документы.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники ФСС проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили взносы на обязательное социальное страхование, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

Во время плановых визитов инспекторов ФСС интересуют:

правильность расчета страховых взносов, включая те, которыми занимается ФНС – например, ВНиМ (взносы по временной нетрудоспособности и материнству);

выплаты при наступлении страховых случаев – при получении травм на производстве, выход в декрет, временная нетрудоспособность по больничному и пр.;

выдача застрахованным сотрудникам путевок на санаторно-курортное лечение.

Почти всегда проверяют больничные листы:

соответствует ли образец Госстандарту;

присутствует ли подпись врача, четкий оттиск печати;

нет ли признаков поддельного или неоригинального больничного;

верно ли заполнен документ работодателем – при наличии ошибок их нужно зачеркнуть, а правильные сведения указать на обратной стороне вместе с надписью «Исправленному верить», подписью руководителя и печатью организации (при наличии);

есть ли ошибки в заполнении, допущенные медицинским учреждением – в этом случае больничный признается недействительным, а застрахованному лицу нужно будет получить дубликат документа.

Кроме этого, конечно же, проверяют правильность расчета самого пособия.

За что предпринимателя может оштрафовать ФСС?

Возможные нарушения и санкции прописаны в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ. В частности, работодателя могут наказать, если:

Компания вовремя не отправила форму 4-ФСС: документ сдают 4 раза в год – в апреле, июле, октябре и январе, до 20 числа этих месяцев (в бумажном виде, для электронной отчетности — до 25 числа). За нарушение сроков начисляют штраф – 5% от суммы страховых платежей за каждый месяц просрочки. При этом минимальный размер штрафа составляет 1000 р., а максимальный – 30% от взносов на травматизм.

Нарушены сроки перечисления взносов на НС и ПЗ – платеж нужно провести до 15 числа следующего за отчетным месяца. За неуплату или неполную уплату штраф составит 20% от суммы долга, а если удастся доказать умышленный характер задержки – то размер штрафа возрастет до 40%. Плюс придется оплатить набежавшие пени – по 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Если же размер долга составляет более 1,8 млн р., то «подключается» уголовная ответственность (ст. 199.3 УК РФ) со штрафами до 300 тыс. р., принудительными работами или арестом на срок 1 год.

Представлен отчет в бумажном виде – если отчет включает в себя сведения о 25 или более сотрудниках, то ФСС примет только электронный вариант. За бумажную версию придется оплатить штраф в 200 р. Впрочем, оплата штрафа не освобождает от обязанностей по отправке электронной отчетности.

Не представлены документы – штраф 200 р. за каждый экземпляр, необходимый для контроля за правильностью начисления взносов.

Нарушили сроки регистрации в ФСС для ИП: предприниматель обязан зарегистрироваться в течение 30 дней с момента найма первого сотрудника, то есть с даты заключения трудового или ГПХ договора. За нарушение сроков придется выплатить штраф в размере 5 тыс. р. Если просрочка составляет 90 дней и более, то сумма наказания возрастает до 10 тыс. р.

Какими законами регулируются проверки ФСС

Сотрудники Фонда социального страхования проводят камеральные и выездные проверки.

1. В рамках Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ). Согласно нормам этого закона, инспекторы контролируют правильность начисления взносов «на травматизм». А также произведенные страхователем расходы (больничные в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием, оплату путевок и проч.).

2. В рамках Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ). Согласно нормам этого закона, инспекторы проверяют правильность расходов страхователя на выплату страхового обеспечения (больничные в связи заболеванием или травмой, пособие по уходу за ребенком и проч.). Что касается взносов «на больничные», то их контролирует не ФСС, а налоговые инспекции.

Проверка больничных листов

Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:

• Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
• Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
• Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.

Начало процедуры выездной проверки ФСС

Регламент проведения выездных проверок обязывает ревизоров следовать четкому порядку действий. Нарушение документооборота или сроков влечет оспаривание результатов налогоплательщиком и отмены решения. Проверка осуществляется на основании решения территориального отделения ФСС.

Особенности оформления решения на проверку:

• Право удостоверения документа имеет руководитель Фонда, его заместитель или иное лица, временно назначенное на должность приказом.
• Проверка филиала предприятия, имеющего самостоятельный счет, баланс и рабочие места, производится на основании решения органа территориального расположения филиала.
• В составесведений документа содержатся название налогоплательщика, цель проверки, период, охватываемый мероприятием, данные ревизоров.
• Документ издается на фирменном бланке ТО ФСС, утвержденном вышестоящим органом.
• Одновременно с решением (сразу после его вручения) налогоплательщику предъявляется требование о представлении документов.

В рамках совместных выездных проверок фондов решения и требования выписываются ФСС и ПФР каждым учреждением отдельно. Документы вручаются руководителю предприятия независимо друг от друга.

Кто находится в зоне риска

Выездные проверки компаний проводят по месту нахождения организации или обособленного подразделения (если у него есть отдельный баланс, расчетный счет, производятся выплаты физическим лицам). Об этом сказано в ч. 2 и 3 ст. 35 Закона N 212-ФЗ.

План совместных проверок ПФР и ФСС РФ подготовили уже в декабре прошлого года, о чем сообщалось на сайтах фондов. Однако обнародован он не был.

Тем не менее предположить, а значит, и подготовиться к тому, что именно в вашу компанию придут с проверкой, вполне реально. Информация о критериях отбора содержится в вышеуказанных Рекомендациях ПФР и ФСС РФ, в Письме ПФР N ТМ-30-24/13848 и ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

Отметим, в течение года план проверок может меняться: из него могут либо исключать, либо добавлять новые предприятия.

Таблица 1. Перечень документов, которые потребуют сотрудники ПФР и ФСС РФ

 N 
п/п

 Документ 

 Комментарий 

 1 

 2 

 3 

 Общие организационные документы 

 1 

Учредительные документы (устав 
и (или) учредительный договор) 

Ревизоры сверят название компании, 
ее адрес, льготные виды 
деятельности, порядок выплаты 
дивидендов 

 2 

Приказы об утверждении учетной 
и (или) кредитной политики, 
действующей в проверяемом периоде

В учетной политике ревизоры 
ознакомятся со списком документов, 
которые ведет компания 

 3 

Лицензии, действовавшие 
в проверяемом периоде 

Они служат в том числе для 
понимания того, вправе ли компании 
применять пониженные тарифы 
страховых взносов 

 Бухгалтерские документы 

 4 

Регистры бухгалтерского учета 
(в том числе главная книга, 
журналы учета хозяйственных 
операций, журналы-ордера, 
ведомости, аналитические 
карточки, своды по зарплате, 
книги учета доходов и расходов 
и хозяйственных операций 
за проверяемый период). 
Регистры налогового учета 

В запрошенных документах ревизоры 
будут стараться найти ошибки 
и нестыковки 

 5 

Первичные документы 
бухгалтерского учета 

Подтверждают факты осуществления 
плательщиком хозяйственной 
деятельности 

 6 

Банковские и кассовые документы 
(выписки, поручения, ордера, 
кассовая книга, журнал кассира- 
операциониста, отчеты кассира) 

Подтверждают оплату начисленных 
взносов и выплат 

 7 

Документы по подотчетным суммам 
(авансовые отчеты и прилагаемые 
к ним документы, командировочные 
удостоверения, билеты, счета 
гостиниц, чеки ККТ, квитанции) 

Проверяющие будут смотреть, 
отчитался ли работник обо всех 
суммах 

 Статотчетность 

 8 

Сведения о численности, зарплате,
движении работников по форме 
N П-4 "Сведения о численности, 
заработной плате и движении 
работников" и N П-4 (НЗ)
"Сведения о неполной занятости 
и движении работников", которые 
утверждены приказами Росстата 
России 

Это общие сведения, которые 
необходимы для проверки числа 
персонала. От численности также 
зависит порядок представления 
отчетности (в бумажном или 
электронном виде) 

 Кадровые документы на работников 

 9 

Трудовые и коллективные договоры 

Проверке подвергнутся даты приема 
сотрудников на работу, размер 
оклада 

 10

Трудовые книжки 

Данные документы проверяющие 
из Пенсионного фонда РФ и ФСС РФ 
истребуют, чтобы сопоставить даты 
приема на работу, увольнения, 
перевода, найти записи о поощрениях
и т.д. 

 11

Кадровые первичные документы: 
- приказ о приеме на работу 
(форма N Т-1); 
- личная карточка (форма N Т-2); 
- штатное расписание (форма 
N Т-3); 
- приказ о переводе (формы 
N N Т-5 и Т-5а); 
- приказ об отпуске (формы 
N N Т-6 и Т-6а); 
- приказ о расторжении трудового 
договора (формы N N Т-8 и Т-8а); 
- приказ о поощрении (форма 
N Т-11); 
- табель (формы N N Т-12 и Т-13);
- расчетно-платежная ведомость 
(форма N Т-49)

Кадровые документы нужны, чтобы 
проверить дату приема на работу, 
увольнения, выплату премий, дату 
выплаты зарплаты 

 Индивидуальные карточки 

 12

Карточки по учету начисленных 
вознаграждений 

Страхователи обязаны вести учет 
всех начислений в пользу работников
и других физических лиц (ч. 6
ст. 15 Закона N 212-ФЗ). 
Рекомендованная форма приведена 
в Письме ПФР от 26.01.2010 
N АД-30-24/691, ФСС РФ 
от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П. 
О заполнении данной карточки можно 
прочитать в статье "Отчитываемся 
по страховым взносам" ("Зарплата", 
2010, N 3) 

 13

Налоговая карточка по учету НДФЛ 

С 2011 г. форму налоговой 
карточки компания разрабатывает 
самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ)

 Договоры ДМС 

 14

Договоры ДМС. 
Список застрахованных сотрудников

Выплаты в рамках ДМС не облагают 
взносами при условии, что договор 
заключен на срок не менее года 
(п. 5 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). 
Ревизоры проверят срок договора 

 Документы о подрядчиках 

 15

Список внештатных работников. 
Список исполнителей 
по гражданско-правовым договорам 

В законодательстве нет требования 
вести подобные списки. Однако если 
есть такая возможность, лучше их 
подготовить 

 16

Акты приема-сдачи выполненных 
работ (оказанных услуг) 

Документы запросят по гражданско- 
правовым договорам 

Как проходит «кастинг» на проверку

На плановые выездные ревизии сотрудники фондов отдельно не ходят, так как ПФР и ФСС могут проводить плановые выездные проверки только совместно. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС.

ФСС и ПФР ежегодно совместно составляют план выездных проверок. При этом каждый из фондов старается включить в план страхователей, интересных именно ему. В итоге примерно половина компаний попадает в план по инициативе ПФР, половина – по предложению ФСС.

Рассмотрим, на основании каких критериев происходит отбор.

Расхождения в отчетности. Назначить выездную ревизию фонды могут по итогам камеральной проверки. Например, если сотрудники ПФР в ходе «камералки» выявят несоответствия в расчетах по формам РСВ-1 и индивидуальных сведениях. Такой же подход применяют и в ФСС. Причем проверка возможна даже в том случае, если чиновники запросили у компании пояснения, и она их дала. Кроме того, если представленные в отделения ПФР расчеты по страховым взносам за предыдущий год не соответствуют количеству расчетов, сданных в отделения ФСС России, есть вероятность, что компании назначат выездную проверку.

Снижение зарплаты. Если у компании по сравнению с прошлым годом значительно снизился фонд оплаты труда – также повод включить ее в план совместных выездных проверок.

Нулевая отчетность. Особое внимание инспекторы обращают на компании, сдающие нулевую отчетность. Зарплата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. А если есть начисленная заработная плата, должны быть и страховые взносы.

Необлагаемые выплаты. К необлагаемым выплатам относятся государственные пособия, выплаты временно пребывающим в России иностранным работникам и т. д. В план попадают компании, которые отражают значительные суммы необлагаемых выплат (больше 10% от общей суммы) и часто подают корректирующие расчеты.

Пониженные тарифы. Речь идет на компаниях на «упрощенке» с льготной деятельностью и другие компании, которые платят пониженные взносы. При этом особенно рискуют оказаться в плане проверок компании с пониженным тарифом, которые по требованию фонда не подали на камеральную проверку документы, подтверждающие право на льготу.

Наличие долгов. В план попадут компании с недоимкой по взносам. Причем ФСС интересуют как компании с долгом в 1000 руб., так и крупные должники – от 100 000 руб. Но проверка возможна, только если компания хронически не платит взносы – два и более квартала подряд.

Подача «уточненок» к уменьшению. Страхователи, которые подают «уточненки» с уменьшением платежей, и делают это регулярно, очень рискуют оказаться в плане проверок. В фондах считают, что это может говорить об ошибках в расчете взносов.

Крупнейший налогоплательщик. Из всех компаний, помимо всего прочего, проверяющие будут выбирать те, у которых имеются наибольшие суммы облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или наибольшая среднесписочная численность работников.

Большие суммы расходов, финансируемых за счет ФСС. К таким расходам относятся пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства в возрасте до 18 лет. В план включают компании, у которых расходы на пособия превышают 50 процентов от всех начисленных взносов. Но фонд сначала запросит объяснения. Ему можно ответить, что высокие расходы связаны с большим числом больничных. Визит возможен, только если фонд найдет нестыковки в больничных или его не устроят пояснения.

Подошел срок проверки. Выездная проверка фондов проходит раз в три года. Поэтому, если организацию не проверяли три года подряд, сотрудники ПФР и ФСС, скорее всего назначат ей проверку. То есть в план включают компании без особых признаков, у которых уже три года не было ревизии.

Расчеты в банке идут, а отчетности нет. С 2015 года ФСС вправе запрашивать в банках данные по счетам компаний. Эти сведения фонды запросят по всем компаниям, которые не отчитываются. Если у таких страхователей есть движение по счетам, то им стоит ждать визита контролеров.

Мигрирующие компании. Вдобавок ко всему ПФР интересуется теми компаниями, которые не находятся по своему юридическому адресу и не сообщают фонду данные о фактическом местонахождении.

Как идет проверка и чем может закончиться

Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.

Основанием для продления выездной проверки может стать:

• получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
• форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
• наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
• непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Что если обнаружены ошибки и несоответствия?

В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 27‑ФЗ при обнаружении в представленных страхователем данных ошибок и (или) несоответствий сведениям, имеющимся у ПФР, специалисты фонда направляют уведомление об устранении их в течение пяти рабочих дней.

Уведомление вручается страхователю лично под расписку, направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается шестой день с даты отправления заказного письма.

При выявлении правонарушения, ответственность за которое установлена данной статьей, должностным лицом территориального органа ПФР составляется акт, который подписывается им и лицом, совершившим правонарушение. Об отказе лица, совершившего правонарушение, подписать акт в нем делается соответствующая запись.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2 – 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

Акт в течение пяти дней с даты его подписания должен быть вручен лицу, совершившему правонарушение, лично под расписку, направлен по почте заказным письмом или передан в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления акта по почте заказным письмом датой вручения этого акта считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Как проходит выездная проверка

В ходе выездной проверки работники ПФР могут проверить период не больше трех лет, которые предшествуют году, когда было принято решение о проверки (ч. 9 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В общем случае выездная проверка проходит в помещении организации. Но если плательщик не может предоставить помещение для проверяющих, то выездную проверку проводят на территории отделения ПФР (ч. 1 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Кроме того, компании передадут требование о представлении документов. Так, ОПФР может потребовать у компании копии документов, на основании которых исчислены и уплачены взносы, и документы, которые подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (ч. 1 ст.

Документы нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения требования (ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Запрашивать документы, которые не относятся к предмету проводимой проверки, ПФР не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утв. распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 05.05.2021 №120р).

Какие проверки проводит ФСС

Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):

• Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
• Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
• Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
• Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.

Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.

Похожие записи:

• Что нужно пенсионеру для бесплатного проезда в 2023 году
• Статья 14.15. Нарушение правил продажи отдельных видов товаров
• Как унаследовать неприватизированную квартиру