4.4 Система менеджмента корпоративных бизнес-взаимоотношений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «4.4 Система менеджмента корпоративных бизнес-взаимоотношений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

С 12 февраля – новые правила делопроизводства и архивного хранения документов

До настоящего времени действовали правила делопроизводства, утвержденные еще в 2009 году для федеральных органов исполнительной власти. Новый документ Росархива определяет порядок делопроизводства не только в государственных органах, но и в органах местного самоуправления – соответствующими полномочиями архивная служба была наделена в конце 2018 года (приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. №71 (зарегистрирован в Минюсте России 27 декабря 2019 г.)). Таким образом, вступивший в силу свод правил делопроизводства должны применять:

• федеральные органы государственной власти;
• иные федеральные государственные органы;
• органы государственной власти и иные госорганы субъектов РФ;
• органы местного самоуправления.

Новый приказ определяет, в частности, процессы:

• документирования управленческой деятельности;
• организации документооборота;
• управления документами в системе электронного документооборота;
• порядок контроля исполнения документов и поручений.

Требования распространяются на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части общих принципов работы с документами. Детально описаны процедуры подготовки к передаче на архивное хранение и выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

При этом не подпадают под действие новых правил делопроизводства работа с документами, содержащими государственную тайну, а также документооборот по обращениям граждан и юридических лиц в части, регулируемой отдельными федеральными законами.

На основе общих правил Росархива органы власти и местного самоуправления вправе разработать типовые и примерные номенклатуры дел для себя и подведомственных организаций. До утверждения такие рекомендательные документы необходимо согласовать с территориальным органом Росархива или государственным / муниципальным архивом.

Об обновленном стандарте документооборота

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019 . Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Работа с документами в организации делится на этапы.

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.

Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Как оформлять документацию: 4 способа

Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.

1. Машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст).
2. Рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562).
3. Применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843).
4. На электронных носителях информации.

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Регламент – это «общественный договор» работников организации. Он возникает там и тогда, где и когда появляется осознанная необходимость в рациональном разделении областей ответственности, гармонизации усилий для достижения общего результата.

Для успешной регламентации процесса необходимо стремление участников процесса и потребителей его результатов к достижению взаимовыгодного позиционирования себя в этом процессе. Поэтому психологической предпосылкой регламентации будет либо наличие «критической массы» работников, желающих навести порядок в процессе, либо твердая воля руководства. В обоих случаях правильное решение родится не сразу и потребует время на приобретение сторонников.

Об организации разработки регламентирующей документации подробно рассказано в специальной литературе [3], [18], [21], [39], поэтому ограничимся несколькими важными на наш взгляд замечаниями.

• Потребитель результатов процесса должен четко сформулировать требования к этим результатам.
• Цель процесса должна формулироваться извне процесса.
• Рабочая группа разработчиков регламента (или комплекса нормативных документов) должна правильно определить объекты, участвующие в процессах, и границы процессов. На этом этапе полезно рисование разнообразных схем, диаграмм и таблиц. Наиболее удачные из них – те, которые отражают суть и особенности описываемого процесса – следует включить в приложения к регламенту.
• Классификаторы и справочники, связанные с процессом, должны быть тщательно проработаны.
• Формы неунифицированных документов должны быть спроектированы с большой аккуратностью.

Рабочая группа разработчиков регламента должна включать специалистов, непосредственно занятых в процессе, а также потребителей результатов процесса. Если до регламентации при исполнении процесса имели место конфликты, то представители конфликтующих сторон должны войти в состав рабочей группы или, по крайней мере, должны приглашаться на ее рабочие заседания. Общее методическое руководство разработкой регламента может осуществлять специализированный отдел организации (обычно называемый отделом организационного развития, отделом корпоративных технологий, отделом интегрированного менеджмента качества и т.п.).

Поможет ли работе над регламентом использование специализированного программного обеспечения для описания процессов? Такое программное обеспечение позволит грамотно изложить уже принятое решение об организации процесса, но вряд ли поможет его найти. Исключение составляют случаи, где для поиска оптимального решения нужны многочисленные расчеты – здесь уже не избежать моделирования процесса в специальных программных средах. Несомненная польза от специализированного программного обеспечения для описания процессов состоит в автоматическом контроле ссылочной целостности описания.

Начав «с места в карьер» разрабатывать процесс в специальной среде и выбрав определенный формальный язык для представления процесса, можно столкнуться с тем, что выразительных возможностей этого языка не хватит для отражения особенностей процесса. Поэтому рекомендуется в начале работы использовать самые простые языки описаний и по мере раскрытия особенностей процесса детализировать описания. Наилучшая «проекция» процесса и наилучший язык (или несколько языков) описания выявятся в конце работы. Именно эти «проекции» и языки и следует использовать.

После достижения ясности относительно перечисленных компонент регламента можно подготовить черновой вариант текста и перейти к его согласованию. Нужно быть готовым к тому, что представления об описываемом процессе и текст регламента могут подвергнуться самым радикальным изменениям.

Получив согласие всех заинтересованных сторон, следует подготовить план мероприятий по внедрению регламента. Этот план может быть отражен в приказе об утверждении регламента (или стать приложением к приказу). Среди мероприятий могут быть:

• признание утратившими силу локальных нормативных актов, ранее регламентировавших процесс, описанный в новом регламенте;
• внесение дополнений и изменений в локальные нормативные акты в связи с утверждением нового регламента;
• разработка новых локальных нормативных актов, необходимых для работы по новому регламенту;
• доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
• изготовление бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с новым регламентом;
• изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
• поиск кандидатов на новые должности; назначение или перевод работников на новые должности;
• обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
• разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
• сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса (так сказать, «опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
• корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
• введение в действие скорректированной версии регламента;
• определение процедур контроля качества регламента.

Система отечественных стандартов серии ИСО на системы управления документами

• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
• ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов»;
• ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»;
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
• ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
• ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core»;
• ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конвертации и миграции электронных документов»;
• ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».

Кроме того, в 2015 году в России был принят первый из серии стандартов ИСО на системы управления документами, – ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» 7 , а в 2018 году – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» 8 . В 2015 году был принят третий международный стандарт ИСO 30302:2015 (название на русском.

Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».

Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и вводится в действие с 1 июля 2007 г .

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

● Термины и определения;

● Преимущества управления документами;

● Политика управления документами и ответственность;

● Требования к управлению документами;

● Процессы управления документами и контроль;

● Мониторинг и аудит;

Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации» *.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Заключительные положения

Нисколько не приуменьшая практическую ценность, актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено. Поэтому международный стандарт ИСО 154989-2001 не является для нас чем-то новым, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики играл по своим самостоятельно установленным (зачастую в пределах одной компании) правилам.

В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» отвечает на эти вопросы. Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.

Стандарты по делопроизводству: до и после

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Он устанавливает требования к составу реквизитов документов, к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-2003 можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов по оформлению организационно-распорядительных документов.

Первыми стандартами были:

• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (устанавливал требования к оформлению документов);
• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» (устанавливал порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов).

Данные стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. вышеупомянутые стандарты были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Следующий этап – это обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97. В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1), в т.ч. в оформление некоторых реквизитов («Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

В 2014 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. В нынешнем году данная работа будет продолжена, и можно надеяться, что в конце этого или начале следующего года у нас появится новый стандарт по оформлению документов.

За время, прошедшее с 2003 г., законодательство претерпело серьезные изменения в сфере информации и документации: были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), определяющие в т.ч. состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов, установленные Правилами делопроизводства, изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приложение № 11 к п. 3.3.2), утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Кстати В связи с тем, что в настоящее время тот технический комитет Росстандарта, который раньше занимался вопросами унификации документов и через который проходили соответствующие стандарты, ликвидирован, работа по подготовке нового стандарта будет вестись в другом техническом комитете – ТК 191, занимающемся разработкой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Через этот комитет проходили стандарты по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 и др.), а также недавно утвержденный ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ЕСКД 2020: как оформлять документацию по-новому?

Приступая к работе над курсовой, автор изучает и отбирает необходимую ему литературу. Все, что использовалось в процессе написание, оформляется, в определенной последовательности в библиографическом списке: алфавитный порядок фамилий авторов. Для наглядности приведем схему записи библиографических данных: ФИО. Название. – издание, дата. – № № страниц.

Материал, написанный без использования и указаний на заимствования, качественным назвать сложно. Чтобы автор не был уличен в плагиате чужих мыслей, теорий и гипотез, текст должен содержать не только фрагменты заимствований, но отметки, отображаемые сносками и ссылками с указанием автора и источника цитирования.

Все рассмотренные выше аспекты, затрагивающие аспект оформления ссылок и сносок, а также оформления библиографического списка, требуется подвергать тщательной проверке.

Из года в год студентам предлагается разнообразие тем для курсовых работ. Одной из допускаемых ошибок, при выборе темы, – стремление заполучить тему, часто встречающуюся в исследовательских материалах или, наоборот, недостаточно изученную. Последствия шага – медленный процесс подбора литературных источников из-за огромного или недостаточного объема информации.

Самостоятельная формулировка темы. Данный процесс, в исполнении автора, требует знания основных принципов, – лаконизм, емкость, логичность. Рекомендуется отказаться от предложений, обладающих сложными конструкциями. Оптимальным признается заголовок для курсовой, где численность слов не превышает восьми.

Написание текстового материала без плана работы, изученного и утвержденного руководителем проекта – шаг ошибочный. Только детальное планирование и помощь куратора позволят верно и своевременно завершить проект.

Несоблюдение ГОСТов при написании и оформлении ведет к недопуску исследования к защите. Внимательное отношение к соблюдению нормативов, а также тщательная подготовка речи, предназначаемой для членов комиссии, позволит гарантировать успех как на этапе допуска, так и на момент защиты проекта.

Сложности, задержки и трудности, останавливающие на пути к завершению и защите курсовой работы, можно преодолевать самостоятельно. Сложно, но возможно. Но удобнее преодолевать сложности с помощью авторов образовательного центра DissHelp. Высокая квалификация наших специалистов станет гарантией своевременных и всегда качественных услуг. В рамках сделки образовательный центр гарантирует безопасность и конфиденциальность для каждого клиента.

Трудности с учебой?

Требуется поддержка?

Помощь в написании студенческих и
аспирантских работ!

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов. Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом.

К наиболее важным относятся:

• Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
• Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
• Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021 отличается нумерацией реквизитов.

Рассмотрим все нововведения более детально.

В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Выделяют три вида документопотока:

1. исходящий (направленный из организации);
2. входящий (поступающий в организацию);
3. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы.

1. прием и первичная обработка;
2. регистрация;
3. обработка,
4. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
5. предварительное рассмотрение делопроизводителем;

Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

• Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма.

Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.

1. номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
2. полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
3. надпись «Документ подписан электронной подписью»;
4. срок действия сертификата (дата начала — дата окончания).

Новый ГОСТ по делопроизводству.

Квалифицированный специалист сможет без труда определить, насколько работа нова, актуальна, а также узнать суть разработки, и провести её анализ.

Рассмотрим параметры оформления подробнее, приведя примеры описаний для основных видов источников. Пример оформления нормативно-правовых (законодательных) актов в списке литературы Правильное оформление и наполнение списка литературы в реферате, курсовой, дипломной работе В России нюансы оформления научной работы прописаны в едином Межгосударственном стандарте – ГОСТ 7.1-2003. На основании данного нормативного документа должен оформляться каждый список литературы.

Многие учебные заведения или отдельные преподаватели руководствуются собственными методичками, предлагая их студентам в качестве инструкции по оформлению диплома по ГОСТ или написанию научной работы. Ниже будет предложена базовая схема формирования списка литературы, но при наличии рекомендаций со стороны ВУЗа или куратора вашей работы, настоятельно рекомендуем использовать исключительно их.

Требования к оформлению документов».

На практике он означает, что:

организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

Первая попытка принять новые правила состоялась 08.12.2016, но подписание Приказа Росстандарта No 435-ст от 25.05.2017 откладывали более года. Стандарт действует на бумажную и электронную документацию. Хотя и не является обязательным для всех организаций.

Так же документ, включает в себя приложение с порядком расположения реквизитов и формами бланков.

К наиболее значимым изменениям нового стандарта относятся:

Правила создания и оформления документации, некоторые нюансы, использования шрифтов и кегля, абзацные отступы и интервалы, поля и типы форматирования. Порядок заверения бумажных копий документов. Правила оформления реквизитов.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021 отличается номенклатурой реквизитов.

Новые правила исходят из того, что оформление документов в настоящее время производится на ПК, поэтому удалось четко сформулировать нормы стилистического оформления. Стала допустима двусторонняя печать, но появилось требование проставить одинаковые размеры полей обеих страниц.

ГОСТ рекомендует использовать четыре самых распространенных шрифта и кегля:

• Times New Roman — 13 или14;
• Calibri — 14;
• Arial — 12 или 13;
• Verdana — 12 или 13.

Для экономии пространства их можно изменять, например, при заполнении таблиц. Интервал применяется одинарный или полуторный. Значение абзацного отступа следует выбирать — 1.25. Длина строки тоже нашла отражение в ГОСТе, при книжной ориентации не должна превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Важно отметить, что изменениям подверглись правила заверения копий бумажных документов, которые состоят из двух частей. Вначале располагается слово «Верно», Ф.И.О., должности, подпись уполномоченного лица и дата.

Для передачи копии в иную организацию требуется сослаться на оригинал. Для этого необходимо указать в какой организации и в каком деле хранится документ. Печать компании на таком документе обязательна.

Важная особенность нового стандарта— отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не применяли.

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• Ф.И.О. его владельца;
• срок его действия.

Допускается наличие государственного герба, эмблемы органа власти, логотипа организации.

Все документы должны включать в себя должность автора документа, название его структурного подразделения. В правом верхнем углу можно разместить ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Важно отметить всем делопроизводителям, что при оформлении графы «Адресат» фамилия всегда идет перед инициалами. Аналогичные правила распространяются и на отметку об утверждении.

Новый гост 2021 года по делопроизводству

Документы этой категории следует изучать для того, чтобы грамотно регламентировать делопроизводственные процессы организации. Руководствуясь ими, в организациях создают положения о делопроизводстве и разделы «Термины и определения» локальных нормативных актов по делопроизводству.

Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП.

Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста. Его можно печатать с абзацным отступом или располагать по центру относительно текста, выровненного по ширине.

Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ

Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).

Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.

Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.

Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.

Похожие записи:

• Как оформить дарственную на дом?
• Какой размер алиментов взыскивается на детей в Республике Беларусь?
• Курильщики возле подъезда: как бороться и законно ли такое курение?