Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно
Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:
Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.
Ставим наклейку “Прошито и пронумеровано…”
На оборотную сторону последнего листа в месте скрепления наклеивают прямоугольную бумажную наклейку “Прошито и пронумеровано…”. Размер наклейки: 40–60 мм х 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место скрепления прошивки. Нити могут выходить за границы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см. На наклейке делают заверительную надпись. В ней в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:
- указывают «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью»;
- буквенную и цифровую запись количества листов;
- должность заверяющего лица;
- подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию) заверяющего лица;
- дату заверения.
Данная наклейка с записями подтверждает соответствие копии подлиннику.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.
Как пронумеровать листы?
При нумерации листов следует помнить несколько правил:
- нумеруются именно листы, а не страницы;
- опись нумерации не подлежит;
- при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
- номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
- нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
- если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
- если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
- листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
- лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
- если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
- если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
- склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
Скрепление при помощи двух отверстий
Одним из самых простых способов скрепления документов – нитками, необходимо два отверстия, через которые пропускается нитка. Этот способ применяется при подготовке бумаг имеющих второстепенную важность. Давайте рассмотрим, как прошнуровать документы при помощи двух отверстий:
- Перед тем, как начать сам процесс сшивания листов потребуется подготовить дырокол, иголку или сапожное шило. Далее в документе делается два отверстия, через которые будет пропущена нитка. Следует обратить внимание на то, что при использовании обычной иглы следует соблюдать повышенную аккуратность.
В таком случае допускается описание на всей последней странице.
- После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».
Для чего нужна прошивка документов
В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.
Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:
- Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
- Какие существуют способы прошивки бумаг.
- Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.
Но обо всем по порядку.
Базовые правила прошивания документации и выводы
В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?
- Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы.
- В папке не должно быть более 250 листов.
- Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
- Нумеровать опись дела не нужно.
- Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
- Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
- Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
- Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
- Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.
Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.
Оформление дел в делопроизводстве: лист прошито пронумеровано и скреплено печатью
Для каждого дела с документами необходимо завести папку, в которой хранятся прошитые листы с нумерацией и печатью.
Обложка для нее делается из картона, она может быть 3-х видов:
- Из стандартных листов А4.
- Нестандарт формируется исходя из размера подшиваемых бумаг.
- Для продолжительного хранения, не менее 25 лет, такого же формата, как и подшиваемые бумаги.
На обложке указывается:
- название предприятия;
- наименование структурного отдела;
- индекс документа;
- заголовок
- сохранность дела
- папка под номером
- количество листов;
- число, год, когда было сформировано дело.
Точка зрения законодательных структур
Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.
Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.
Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.
В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.
Повторим основные правила, озвученные выше:
Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.
Повторим основные правила, озвученные выше:
- Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
- Определиться с «колющим» инструментом.
- Не прокалывать обложку (только сами листы).
- Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
- Нить должна быть прочной.
- Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
- Журнал пронумеровать.
- Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
- Скрепить печатью.
Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.
Как правильно и какими нитками подшить документы.
Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.
- Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
- Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.
Сколько стоит переплет документов?
Заказать брошюровка и переплет. Твердый переплет дипломов.
|
Брошюровка на пластиковую пружину |
1-9 шт. |
от 10 шт. |
|---|---|---|
|
До 100 страниц (Ø14мм) |
320 руб. |
298 руб. |
|
До 200 страниц (Ø22мм) |
380 руб. |
330 руб. |
|
До 300 страниц (Ø32мм) |
520 руб. |
420 руб. |
|
Более 300 страниц (Ø 32-50мм) |
570 руб. |
520 руб. |
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
- Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
- Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Как выполняется прошивка документов? (+ видео)
Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.
К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:
- Инструменты для прокалывания бумаги:
- шило;
- толстая иголка;
- дырокол;
- дрель.
- Расходные материалы:
- нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
- шпагат;
- шнуры (не особо толстые);
- клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
- Ножницы.
- Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
- В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
- Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
- Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:
- сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
- первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
- если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
- если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
- Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
- Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
- Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.
Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.
- Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
- расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
- нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
- номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
- для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
- номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
- ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
- на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
- При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.
Когда требуется прошивать документы?
Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.
Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным. Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами. Если же это неотъемлемая часть массива (например, опись документов в личном деле работника), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости — и дополнительно проклеить вместе с остальными.
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
При работе с журналами административная ответственность отсутствует. Ответственное лицо, допустившее ошибку в работе с такими документами, в том числе при их нумерации, можете привлечь к дисциплинарной ответственности на основании ст. 192 ТК РФ. Но необходимо соблюдать условие: обязанность, которую работник не сделал или сделал плохо, допустив ошибку, возложена на него трудовым договором или должностной инструкцией.
Ошибки в нумерации и несоблюдении правил шнурования Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей чреваты наказанием на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.